Den Büroalltag im Griff

Die INCOTEC GmbH & Co. KG ist vor allem für ihre Klimadecken und -systeme sowie die komplette dafür notwendige Kälte- und Regelungstechnik, bekannt. Die Kompetenz und Erfahrung im Bereich der energieeffizienten Raumtemperierungssysteme reicht zurück bis ins Jahr 1997 und wird am Standort in Altdorf bei Nürnberg erbracht. Mit ihren Produkten und Dienstleistungen schafft die INCOTEC GmbH & Co. KG immer wieder neue Impulse auf dem Markt und realisiert national und international verschiedenste Projekte im Neubau, Sanierungs- und Modernisierungsbereich.

Ausgangssituation

Um das Unternehmen weiterhin zukunftsorientiert auszurichten, bedurfte es bei der INCOTEC GmbH & Co. KG einer einheitlichen Lösung zur Abwicklung von Aufträgen bis hin zum Forderungseingang und der Nachkalkulation. Dahinter stand der Wunsch, die Büro- und Verwaltungsarbeit des Handwerkbetriebs insgesamt einfacher und transparenter zu gestalten. Diverse Verwaltungsschritte und komplexe Geschäftsprozesse sollten beschleunigt werden. Da bislang Word und Excel für die Erledigung von Korrespondenz, Kalkulation und Abrechnung eingesetzt wurden, waren viele Arbeiten doppelt auszuführen und dadurch verstärkt fehleranfällig. In Zukunft sollten die Geschäftsprozesse über eine zentrale Branchensoftware abgebildet und dadurch Zeit gespart, die Qualität verbessert und Durchlaufzeiten verkürzt werden. Die Verwaltung von Materialien, Löhnen, Kunden und Lieferanten, sowie die Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften oder Mahnungen sollten so weit wie möglich automatisiert werden. Außerdem sollten Briefe, Projektdaten und E-Mails eines zusammengehörigen Projekts eine übersichtliche und handhabbare Struktur erhalten, mit dem Ziel, möglichst viele Arbeitsschritte zu automatisieren, den Service zu verbessern und um letztendlich auch Marketingaktionen zu unterstützen.

Bei der Einführung der neuen kaufmännischen Lösung setzte INCOTEC GmbH & Co. KG auf Sage 50 Handwerk – und Grasenhiller.

Vorgehensweise

Grund für diese Entscheidung war die bei Grasenhiller vorhandene Projekterfahrung, das wirtschaftliche Angebot und das Know-how im Bereich der Handwerkersoftware. In einem gemeinsamen Workshop wurden die internen Verwaltungsarbeitsabläufe aufgenommen und die beteiligten Fachabteilungen in den Projektablauf eingebunden. Auf Basis der so gewonnenen Informationen erstellten die Grasenhiller Spezialisten ein Soll-Konzept mit einem Anforderungskatalog an die Anwendungslösung und einen Projektablaufplan. Anschließend wurde der Lösungsvorschlag von Grasenhiller gemeinsam diskutiert und präzisiert. Dabei führten die Sage 50 Handwerk Spezialisten der Grasenhiller GmbH neben der fachlichen Beratung auch die technische Implementierung durch.

Lösung

Zunächst wurden die Stammdaten in das System eingepflegt. Da bisher Office für die Datenverarbeitung genutzt wurde, konnte keine automatische Datenübernahme durchgeführt werden. Als Erstes wurden die Adressdaten von Kunden und Lieferanten erfasst und Eingangsrechnungen in die OP-Verwaltung eingestellt. In einem weiteren Schritt wurden die Materialstammdaten, sowie die Kalkulationssätze in das System eingepflegt. Neben der Installation und Konfiguration der Software und dem Aufbau des Datenstammes wurden im Hause der INCOTEC GmbH & Co. KG auch folgenden Erweiterungen eingesetzt:

GH-Wordanbindung:  Eine einfache Lösung um verschiedenste Dokumentvorlagen zu verwalten, weitestgehend standardisierte Abläufe zu automatisieren und Mitarbeiter zu entlasten.

GH-Outlook-Add-In: Schafft die Möglichkeit eingehenden und ausgehenden E-Mail-Verkehr Projekten, Kunden und Lieferanten zuzuordnen. Somit wird in den Projektmappen alles Zugehörige gespeichert, damit jeder Mitarbeiter auf die notwendigen Informationen zurückgreifen kann ohne zu suchen.

GH-Projektanlagen: Mitarbeiter die nicht mit Sage 50 Handwerk arbeiten haben dennoch die Möglichkeit in den Projektordnern Daten zu speichern. Somit finden alle Beteiligten die notwendigen Daten schnell und komfortabel.

Mit den von Grasenhiller anschließend durchgeführten Schulungen können die Mitarbeiter der INCOTEC GmbH & Co. KG ohne Produktivitätsverluste arbeiten, da sie die Funktionalitäten der Lösung voll ausschöpfen können. Ein Wartungs- sowie Betreuungsvertrag stellt den Betrieb der Software jetzt und in Zukunft sicher.

Geschäftsnutzen

Mit der Einführung der kaufmännischen Lösung Sage 50 Handwerk konnten die Serviceleistungen der INCOTEC GmbH & Co. KG deutlich verbessert und auch die internen Arbeitsprozesse optimiert werden. Die kaufmännische Software Sage 50 Handwerk ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte administrative Interaktion zwischen Verwaltung und Baustelle. Anliegen werden nun effizienter bearbeitet und die Büroarbeit schneller erledigt.

Weitere messbare Erfolge:

• Schnellere Verarbeitungsgeschwindigkeit
• Optimierung von Geschäftsprozessen
• Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Transparenz von Vorgängen
• Höhere Datenqualität, Reduzierung der Fehleranfälligkeit
• Zeitersparnis bei den Verwaltungsaufgaben